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Automatización: ¿Cómo llevar tu negocio al éxito con la automatización de sus procesos?

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Éxito es sinónimo de Automatización. La automatización de procesos consiste en la optimización de tareas o actividades vía software. Estos procesos deberán ser eficientes, reducir costes y tiempos de ejecución. Procesos es sinónimo de eficiencia en términos económicos, pero también está suponiendo el ocaso de multitud de profesiones que con el tiempo van desapareciendo.

¿En qué consiste la automatización de procesos?

En todas las empresas existen tareas o procesos que ocupan un tiempo importante en los empleados y que a su vez no son las que más ingresos aportan. Por eso, determinar cuáles son y cómo mejorar estos procesos es una de las preguntas que todos nuestros clientes se hacen.

La automatización de procesos no es más que la implantación de un sistema digitalizado y automatizado que permite generar un flujo de trabajo inteligente, ágil, dinámico y controlado con el objetivo de optimizar recursos, mejorar las fases de producción, aumentar el control de los departamentos de la empresa, evitar errores, reducir el “time to market”, entre otros.

¿Qué ventajas ofrece la automatización de procesos?

La implantación de sistemas de control y gestión automatizada comporta muchos beneficios a las empresas. Vamos a nombrar los más relevantes:

  Reducir costes:

Este es posiblemente el más crucial para los directivos de alto grado. La automatización de procesos ayuda de forma directa a la reducción de gastos, dando la posibilidad de llegar a ser más eficientes y productivos con el mismo equipo humano.

   Mejor “Work flow”:

Cuando se implantan estos sistemas digitalizados, se realizan estudios previos que ayudan a determinar y localizar esos cuellos de botella que los sistemas más antiguos comportan. Esto hace que las empresas trabajen usando un flujo de trabajo estudiado y definido que evite toda tarea que no comporte un beneficio para la organización.

    Datos:

 Cuando utilizamos un sistema digitalizado podemos obtener datos que nos ayuden a tomar decisiones. De cada parte o fase del flujo de trabajo podemos extraer información que determine el buen funcionamiento de la empresa y ayude a mejorar día a día. Con sistemas no digitalizados, esta tarea se complica muchísimo.

 Control:

Se obtiene un registro a tiempo real del acceso y uso de las herramientas. Esto nos dice lo ocurrido en cada fase del proceso, por lo que podemos seguir el rastro de la actividad del sistema.

 Exceso de herramientas:

Cuando se implanta un software a medida para la automatización de procesos, evitamos de forma directa la utilización de múltiples plataformas o programas. Por lo que el empleo de una sola herramienta para gran parte de las fases de trabajo facilita la comunicación entre departamentos, y se evita la pérdida de información.

La importancia y los beneficios de la automatización de procesos

Importancia

Una de las grandes aspiraciones de cualquier emprendedor es hacer que los procesos sean eficientes y confiables para mejorar los resultados de la empresa. Para ello, es fundamental invertir en automatización de procesos; después de todo, la reducción de tareas manuales, la optimización de recursos y el control de la información son piezas clave para el éxito de cualquier negocio.

Hoy en día, en muchas empresas, siguen insistiendo en los procesos manuales, lo cual, en algunos casos, es contraproducente y genera varias dificultades. Por lo general son procesos más lentos, los documentos tienden a perderse, son procesos poco eficientes y no se tiene demasiado control.

Para que la empresa crezca de forma sostenible es fundamental que los directivos tengan fácil acceso a la información y, sobre todo, que la información sea fiable. En este escenario, la automatización es importante porque brinda a los gerentes un fácil acceso a la información comercial relevante, proporcionando los subsidios necesarios para tomar las decisiones correctas.

La automatización también ayuda a optimizar recursos, estandarizar flujos de trabajo, reducir fallas, adaptar la empresa a los requisitos legales e identificar buenas inversiones. Ante tantos beneficios, debe estar preguntándose cómo automatizar los procesos de su empresa.

En el caso de la contabilidad de una empresa; el proceso de las Cuentas a pagar en el departamento financiero es el ejemplo perfecto donde, además, se pueden lograr grandes cambios y mejoras en su eficiencia a través de la automatización.

Luego del confinamiento que pasamos a principio del 2020, las empresas se vieron frente a la necesidad de tener que seguir adelante en un ambiente de mayor incertidumbre y con poca información disponible sobre su actividad.

Para retomar el control, se puso el foco en garantizar el futuro de la empresa y estar preparados y capacitados para enfrentar cualquier imprevisto. Así se demuestra que los procesos manuales ya están fuera de tiempo, no se adaptan a las necesidades de visibilidad, eficiencia, agilidad, entre otras, que se presentan hoy en día para el departamento contable.

Es hora de adoptar la tecnología de automatización en las empresas y de esta manera garantizar un mejor servicio, redirigir los esfuerzos hacia tareas de mayor importancia y lograr una ventaja competitiva.

Al automatizar los procesos de ejecución, tienes un mayor control del negocio además de la gestión y agilidad de respuesta en el punto de venta, siendo mucho más eficiente, fortaleciendo el nivel servicio y la forma en que los clientes te perciben.

Beneficios al automatizar su proceso de ventas:

1.- Reducción de tiempos

Los equipos pueden desahogarse de tareas repetitivas que antes consumían gran parte de su tiempo y enfocarse en actividades de mayor relevancia que realmente aporten valor al negocio. 

Se vuelven mucho más analíticos y proactivos al contar con herramientas útiles que facilitan su trabajo.

2.- Visibilidad

Las métricas son generadas oportunamente con la posibilidad de tener en un vistazo inmediato (a través de reportes diarios), el panorama general del negocio, con información clave para la toma de decisiones.

3.- Eficiencia Operativa

La eficiencia y desempeño de tu equipo mejora de forma importante al contar con información confiable y accesible en cualquier momento. Esto permite evaluar y reaccionar de forma efectiva y eficiente ante cada situación, así como pronosticar mejores ventas y mejorar substancialmente el posicionamiento ante tus clientes, debido a un mejor conocimiento y atención a sus necesidades.

Al automatizar los procesos, se reduce el tiempo para realizar las tareas, el esfuerzo requerido y el costo de completarlas, mejorando con esto la productividad de los representantes.

4.- Reducción de costos

Las tareas manuales implican que tu personal invierta más tiempo en su proceso, además de ser susceptibles al error humano. Por ende, implican un mayor costo para la compañía.

La automatizacion de procesos, te permite lograr más con menos recursos. Realineando las tareas y eliminando aquellas innecesarias en los equipos de trabajo. Mejorando con esto el ROI de la organización.

5. Información detallada y sobre pedido

Tu proceso comercial, tu equipo contará con información actualizada y accesible en cualquier momento. Con esto la detección de oportunidades, así como la toma de decisiones se facilitan.

La información y comunicación fluye eficientemente entre áreas operativas y gerenciales, mejorando la gestión global.

Asimismo, gracias a que la información viene de una sola fuente, se evita el problema de la falta de credibilidad o duplicidad de reportes.

6.- Mejor atención de oportunidades

Al contar con un los procesos automatizados, es posible detectar y atender de forma efectiva las oportunidades de venta, así como llevar a cabo un seguimiento mucho más preciso de ella, contando con visibilidad en todo momento, sobre qué acciones correctivas y avances tu equipo está desempeñando.  

7.- Mejora la colaboración y trabajo entre los equipos

El éxito del negocio requiere de la participación sincronizada de todas las áreas: ventas, trade marketing, administración y operaciones.

Si automatizas tu proceso comercial, se facilita el flujo de información y la comunicación entre ellos, disminuyendo considerablemente los tiempos de respuesta y acción de cada parte, mejorando el servicio que proveen.

8.- Consistencia

Asegurar que cada vez que tus clientes te busquen, reciban el mismo nivel de servicio, sin importar la tienda a la que acudan. 

Garantizar que cada actividad, por ejemplo, de promoción, se ejecutará rigurosamente en cada ubicación tal y como fue planeada por las áreas gerenciales. 

La consistencia da a tu negocio seguridad y confianza. Reduce la incertidumbre y el margen de error por fallos de ejecución.

9.- Incremento del valor percibido

Luego de automatizar los procesos comerciales, va a mejorar tu ejecución y con ello el servicio que ofreces.

Las actividades del equipo de campo son estructuradas y alineadas a la visión y mensaje que cada marca desea transmitir al consumidor. Con lo cual se fortalece la experiencia de valor pensada para el cliente.

10.- Incremento en Ventas

Con la gestión automatizada en tus puntos de venta podría asegurarse cual es la disponibilidad de un producto. Y el desabasto se detecta oportunamente, ayudando a que la negociación de órdenes de compra se facilite y empoderando a los equipos de campo con información clara y argumentos bien sustentados para nuevos pedidos.

La ejecución de iniciativas de exhibición, promoción y/o temporada se ejecutan mucho mejor y el negocio puede contar con evidencias claras de los desempeños.

Ejemplos de automatización de procesos (Areas)

Dependiendo del sector o campo profesional, la automatización de procesos se ha llevado a cabo de las siguientes formas:

 Marketing:

El denominado ‘marketing automación’, es la automatización aplicada al conjunto de procesos de datos relacionados con los consumidores. Usualmente en los departamentos de marketing están siendo claves de cara a entender y anticiparse a los comportamientos del consumidor. Otras aplicaciones son el envío masivo de e-mails segmentados de manera automática, en lugar de enviarlos de modo manual.

    Finanzas:

En las finanzas la automatización de procesos funciona mayormente con las tendencias de precios del mercado bursátil o en su caso, de la propia contabilidad interna de la empresa. Ejemplos son la compraventa de productos financieros de manera automática llegados a un cierto precio.

    Industria:

Este es un sector en el cual las actualizaciones y adelantos tecnológicos se suelen acoplar de manera temprana. El motivo radica en su naturaleza de gran volumen de ventas. Es decir, un pequeño ahorro o reducción de coste puntual en una gran cadena de montaje supondrá un gran ahorro. Esto es debido a que este se repetirá tantas veces como se ejecute el proceso, por lo que supondrá una ventaja competitiva frente a competidores que tendrán menos margen.

En resumen, estos son algunos de los sectores que pueden verse involucrados en la automatización de procesos, pero no todos tienen que estar ligados a lo digital y tecnológico.

Ejemplos de procesos que puedes Automatizar

Aunque la variedad de los ejemplos es bastante amplia, aquí te mostramos algunos de los más comunes para que los conozcas y entiendas su importancia dentro de la empresa.

1. Procesos financieros

Todo lo que involucre dinero debe ser tratado con responsabilidad y cautela dentro de una empresa. En este punto es esencial controlar todos los movimientos financieros para evitar problemas de flujo de caja o perjudicar los lucros.

La automatización de los procesos financieros abarca todos los sectores y unifica las proyecciones económicas globales de las empresas. Esto quiere decir que incluye la totalidad de los gastos de ventas, el flujo de caja, todos los ingresos y demás cuestiones que tengan que ver con las finanzas de la organización.

Muchas empresas automatizan sus procesos financieros para evitar dolores de cabeza con el pago de los impuestos, sueldos, pago a proveedores, etc. En este caso, la automatización es fundamental para conseguir una buena precisión contable, entender cuánto gasta cada una de las áreas y evitar problemas por una obligación que dejó de ser paga.

Por medio de sistemas de control y automatización especializados es posible tener una visión clara sobre las finanzas de la empresa, recibir alertas automáticas para no olvidar compromisos de pago o hasta registrar pequeños detalles como las comisiones que han ganado los empleados en un determinado periodo.

Con la automatización de este proceso, el sector financiero evita tareas administrativas repetitivas para adquirir un perfil más dinámico y estratégico que pueda ayudar en el crecimiento global del negocio.

2. Gestión de documentos y contratos

La gestión de documentos y contratos es uno de los ejemplos más importantes de la automatización de procesos. Cuando no existe una buena gestión de estos documentos se generan pérdidas de productividad y hasta podrían aparecer algunos problemas paralelos como multas o acciones judiciales. 

De hecho, este tipo de perjuicios aparecen cuando no se respeta un plazo, por ejemplo. También puede ocurrir porque un documento se traspapeló o por una simple falla de organización.

Las empresas cierran contratos con clientes, proveedores y prestadores de servicios continuamente. Estos documentos son importantes y requieren atención. Para cumplir con esta tarea hay diferentes sistemas de control y automatización, ademas de plataformas, que ayudan a digitalizarlos, guardarlos con seguridad y visualizarlos fácilmente para que nada pase por alto. 

Ten en cuenta que la omisión de información y los datos incorrectos le cuestan a las empresas alrededor millones de dolares al año. Entonces, ¿por qué dejar esto a la deriva?

3. Atención al cliente

A nadie le gusta esperar y mucho menos a los clientes de una empresa. Por fortuna, la tecnología ha avanzado en los últimos años y ahora es posible aplicarla para poder automatizar los procesos de atencion al cliente.

La automatización de procesos de atención al cliente se remite a pequeños detalles que marcan grandes diferencias y le permiten a los consumidores mejorar su experiencia con tu empresa. Pero no pienses que es necesario automatizar todo el proceso, porque tan solo basta implementarla en alguna etapa para lograr excelentes resultados.

¿Quieres un ejemplo?

Las aerolíneas permiten a sus clientes realizar el check-in por internet para reducir las filas en los aeropuertos y enfocarse en tareas más importantes. En este caso, la automatización de un simple proceso se convirtió en un detalle que hace que todos los involucrados ganen tiempo.

La atencion al cliente, siempre será uno de los puntos que merecen mayor destaque a la hora de innovar y seguir las tendencias del mercado. En el caso de la automatización de procesos existen muchísimas variantes para mejorar en esta área que es fundamental para aumentar sus niveles de satisfaccion y la muy importante retencion de clientes.

Los 3 tipos de automatización de procesos y su tecnología

Macros

Las macros son una serie de funciones que nos permiten automatizar tareas repetitivas y acciones complejas tanto en bases de datos como en aplicaciones de negocio y todo tipo de sistemas informáticos.

Diríamos que es el proceso tecnológico más popular, y lleva en activo desde hace varias décadas. Los macros funcionan como un atajo del teclado: unen una secuencia de tareas y procesos para que cuando sé de la orden que corresponda este comando se ponga en marcha.

Así conseguimos que los recursos humanos al cargo no tengan que estar pendientes de cada actividad, sino que puedan programar algunas de ellas para que se realicen automáticamente.

Usar macros nos ayuda a reducir la barrera de conocimiento para trabajar con procesos complejos, y facilita que profesionales de áreas menos técnicas se hagan cargo del análisis de datos, por poner un ejemplo.

Automatización de procesos IT

Las siglas en inglés de este proceso de automatización con ITPA. La automatización IT avanza bastantes pasos en relación con los macros, ya que mejora nuestra eficiencia al reducir el trabajo manual en la medición y ejecución de tareas que consideramos rutinarias.

Automatización robótica de procesos

La inteligencia artificial pone a nuestra disposición robots que se encargan de tareas administrativas de todo tipo, siempre que sean 100% automatizables y no necesiten de pensamiento más “creativo”. Su flexibilidad e integración con los flujos de trabajo es mucho mayor. A ojos de los demás puede parecer que hay un trabajador más encargándose de estas tareas, pero en realidad es un robot.

Este es un resumen de los principales tipos de automatización de procesos que, como habrás podido observar, han ido evolucionando a lo largo del tiempo y añadiendo nuevas funciones y ventajas a los modelos anteriores. No obstante, el objetivo es el mismo: ser un facilitador de procesos, ayudarte a ser más productivo y hacer crecer tu empresa con la ayuda de un impulso tecnológico.

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