La IA prepara el trabajo y la factura. Autorizar, firmar y aprobar lo hace una persona.

Sí, y está diseñado para eso. La aplicación de campo guarda el ticket completo en el teléfono —horas, personal, equipo, consumibles, fotos con su ubicación y su hora, observaciones dictadas y firmas— y lo sube cuando hay red, sin que la cuadrilla tenga que acordarse de nada. Si el mismo ticket se sincroniza dos veces, entra una sola vez. Las comprobaciones contra el contrato corren en el teléfono con la copia del catálogo descargada, así que el aviso de lo que no cuadra llega mientras la cuadrilla todavía está en el pozo, no dos semanas después.

No, y casi nunca conviene. Lo normal es dejar en la contabilidad lo que hace bien —libros, impuestos, cierre— e integrarla por API, y poner encima lo que hoy vive en hojas de cálculo y en el grupo de WhatsApp: el catálogo del contrato, el saldo de cada orden de compra, el ticket de campo con sus firmas y la pre-factura con sus comprobaciones. El sistema le entrega a la contabilidad la factura ya comprobada, con su centro de costo y su referencia al ticket. Qué se mantiene, qué se integra y qué se absorbe sale del diagnóstico.

Una persona, siempre. La IA redacta el borrador del análisis de riesgo a partir del alcance del trabajo, del sitio y de los incidentes registrados en trabajos parecidos, y arma el permiso con sus requisitos; el supervisor de HSE lo revisa, lo corrige y lo autoriza con su nombre y su hora. La elegibilidad de cada persona es la otra mitad: el sistema cruza el trabajo con la matriz de certificados y exámenes, y nadie sin vigencia se asigna. Esa regla no es una alerta que se pueda saltar, es una condición del despacho.

Funciona igual. La orden de compra entra como llegue —PDF, correo, foto del documento— y la IA la lee, la valida contra el contrato y la deja con sus partidas y su monto. Lo que cambia es de dónde se toma el dato, no el circuito: una vez cargada, el saldo se descuenta con cada ticket aprobado y el aviso de consumo funciona igual. Si después el cliente abre un portal, se conecta y deja de cargarse a mano; nada de lo anterior se pierde.

El sistema es multi-empresa y multi-país desde el diseño: cada base opera en su país, con su moneda de trabajo y su consolidado en dólares, y cada factura sale con el formato, los impuestos y las retenciones del país que corresponde. La emisión fiscal se hace contra el proveedor autorizado de cada país, que es quien tiene la certificación; el sistema aporta el documento, sus soportes y la trazabilidad al ticket. Qué países entran primero y con qué proveedor se conecta cada uno se define en el diagnóstico, contra la normativa vigente donde operes.

Lo que decidas darle, y siempre lo mismo que tú: el ticket que su representante firmó con sus horas, sus consumibles y sus fotos; la orden de compra con su consumo y su saldo; la factura con la cláusula aplicada en cada línea. La idea es que la conversación deje de ser “yo tengo otro número” y pase a ser sobre el mismo documento. Lo que el cliente no ve es tu costo, tu margen ni tu histórico de precios: eso vive del lado de tu empresa, con permisos por rol.

Se define en el diagnóstico. El modelo tiene tres partes: puesta en marcha, mensualidad y un costo variable por volumen procesado. El alcance —cuántas bases entran primero, si se integra la contabilidad o se absorbe, cuántos contratos y en qué países se factura— sale de lo que veamos en tu operación. Agenda 30 minutos y te damos el rango por escrito.