DOSSIER DEL CASO · RETAIL Y DISTRIBUCIÓN
Un distribuidor que opera Empresa Norte, gestionado como un solo ERP con POS por voz.
Varias empresas, varios almacenes, un mostrador donde cada minuto cuenta y una cobranza que nunca sabía qué estaba vencido. Lo entendimos de punta a punta y lo rearmamos en un ERP completo con pipeline documental, un POS que toma pedidos hablando y un inventario multi-almacén en tiempo real.
01 · El proceso antes
El problema no era falta de mercancía. Era que nadie tenía una foto única del negocio en tiempo real.
- ✕El mostrador era lento: cada pedido se tecleaba ítem por ítem mientras el cliente esperaba y la fila crecía.
- ✕El inventario se manejaba a ciegas entre varios almacenes: nadie sabía cuánto había disponible, cuánto estaba reservado ni dónde.
- ✕Los precios dependían del tipo de cliente (mayorista, instalador, retail) y se calculaban a mano, con errores.
- ✕La cobranza no tenía envejecimiento: no se distinguía lo que vencía a 30 días de lo que llevaba más de 90.
- ✕Cada empresa del grupo vivía en su propio archivo; consolidar el negocio era un trabajo manual de fin de mes.
- →Un POS por voz: el vendedor dice "producto por cantidad" y la línea se agrega sola, sin soltar la mercancía.
- →Inventario multi-almacén en tiempo real: disponible, reservado, mínimo y máximo por almacén y producto.
- →Listas de precios por tipo de cliente con overrides por SKU: el precio correcto sale solo al elegir el cliente.
- →Cartera con envejecimiento 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ y pagos parciales, exportable a Excel.
- →Multi-empresa real: el admin ve todo el grupo y cambiar de empresa recarga el ERP completo.
02 · El flujo optimizado
Una cinta documental que no se rompe: Cotización → Orden → Despacho → Factura.
Cada documento hereda del anterior. El stock se reserva en el punto exacto del proceso y la cartera nace de la factura, no de un Excel aparte.
Cotización
Se arma con precios por lista del cliente. El stock aún no se toca.
Orden
Al confirmar, el stock pasa a reservado y deja de venderse a otros.
Despacho
Sale del almacén con guía; logística y conductor quedan asignados.
Factura
Se emite con IVA, alimenta la cartera y entra al envejecimiento.
03 · El POS por voz
"Dije: martillo por tres" → se agregó al pedido.
En el mostrador el vendedor no suelta la mercancía para teclear. Habla "producto por cantidad", el modal de voz lo interpreta y se reintenta solo hasta 30 veces si el micrófono se corta.
Transcripción
"martillo por tres"
→ Martillo de uña 16oz × 3
Web Speech API · auto-restart ≤30 reintentos
Esperando primera frase…
04 · Inventario multi-almacén
Una grilla almacén × producto: disponible, reservado y mínimo, sin adivinar.
El stock reservado por las órdenes pendientes ya no está disponible para vender. Cuando lo disponible cae bajo el mínimo, la fila se enciende.
| SKU | Producto | Ubic. | Disp. | Reserv. | Mín. |
|---|---|---|---|---|---|
| MTL-016 | Martillo de uña 16oz | A-12 | 142 | 18 | 40 |
| TOR-050 | Tornillo 1/2" caja x100 | B-04 | 310 | 60 | 80 |
| SIL-280 | Silicón transparente 280ml | C-21 | 88 | 25 | 60 |
| CIN-020 | Cinta aislante negra 20m | A-07 | 540 | 90 | 150 |
05 · Qué se construyó
Un ERP que el negocio entiende, no solo un sistema de facturación.
ERP completo
Dashboard financiero (ventas vs. período anterior, CxC/CxP, efectivo, flujo de caja, envejecimiento con sparklines), POS pipeline, inventario, CRM de clientes, devoluciones con nota de crédito automática, garantías, comisiones escalonadas y reportes con constructor de consultas.
POS por voz
Modal de pedido por voz con Web Speech API que interpreta "producto por cantidad", precios por lista del cliente, stock reservado en pendientes, PDF y log de actividad.
Inventario multi-almacén
Grilla almacén × producto con disponible/reservado/mín/máx/ubicación, edición masiva de umbrales, scan de código de barras, listas de precios por tipo de cliente con overrides por SKU, carga bulk CSV y galería multi-imagen con zoom.
Multi-empresa y portal cliente
Multi-tenant donde el admin accede a todas las empresas; cambiar de empresa recarga el ERP. Portal de cliente cross-empresa para consultar su cuenta.
Logística y cobranza
Conductores con login por PIN móvil, firma digital, fotos de incidencias y GPS. Cartera con envejecimiento, pagos parciales y conciliación bancaria por import CSV.
Sync Shopify
Vincular SKU, publicar productos e importar imágenes, además de chat interno en tiempo real y módulo de dropshipping.
06 · Alcance de desarrollo
Las decisiones técnicas que sostienen la operación diaria.
Pipeline documental
Cotización → Orden → Despacho → Factura, con herencia entre documentos y reserva de stock en el punto exacto del proceso.
Dominio VE multi-moneda
Tasa BCV oficial + paralelo, cobertura y vuelto, IVA 16%, y tipos de cliente que mapean a listas de precios con su % de descuento.
Carga en 2 fases
Los datos críticos se cachean en localStorage con TTL de 4h; los secundarios cargan async en background para que el ERP abra rápido.
07 · Lo que cambió
Resultados de proceso: el negocio se opera con datos, no con memoria.
El mostrador dejó de ser un cuello de botella: tomar un pedido por voz es más rápido que teclearlo y el vendedor no suelta la mercancía.
Dejó de venderse stock que no existía: lo reservado por órdenes pendientes ya no aparece como disponible en ningún almacén.
Los precios salen correctos solos: cada cliente arrastra su lista y sus overrides, sin recalcular a mano.
La cobranza se volvió accionable: el envejecimiento muestra qué perseguir primero y los pagos parciales quedan registrados.
El grupo se ve como un solo negocio: el admin consolida todas las empresas sin armar el reporte a mano cada mes.
El catálogo vive sincronizado con Shopify: publicar y mantener imágenes dejó de ser doble trabajo.
TU MOSTRADOR ES EL SIGUIENTE
¿Tu inventario y tu cobranza viven en archivos separados?
Eso es exactamente lo que convertimos en un ERP que el negocio entiende. Agenda un diagnóstico de 30 minutos y te mostramos cómo lo rearmaríamos con IA.